8Manage：如何有效管理项目问题？

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在项目的整个生命周期中，总会出现常见的项目管理问题以及各种意想不到的问题。当这些问题出现时，你必须准备好应对它们，否则它们会影响项目的成果。大多数问题就其本质而言，都是意料之外的问题，如何能确保快速有效地处理问题呢?这就涉及到项目问题管理 的方法。

理想情况下，在项目开始前，你需要一个问题解决流程，确保按计划行事，实现项目目标。问题管理是识别和解决问题的过程。员工或供应商的问题、技术故障、材料短缺等都可能对项目产生负面影响。如果问题得不到解决，可能会造成不必要的冲突、延误，甚至无法产出可交付成果。

问题与风险

问题和风险虽然不是一回事，但两者在本质上有共通点。在项目开始前，问题和风险都是未知的。对于风险，你通常会事先有个大概的想法，知道令人担忧的原因。但问题往往难以预测，它可能在没有征兆的情况下出现。例如，你无法找到合格的员工，这是个可识别的风险。但是，如果你的一名员工由于突发原因不能参与项目，那就成了问题。

问题日志

当问题(又称难题、差距、矛盾或冲突)出现时，你需要记录下来。创建问题日志，用于报告和交流项目情况。这能确保快速有效地提出问题、研究问题和解决问题。如果没有明确的流程，你可能会忽略问题，或者没有给予足够的重视，直到想解决它们为时已晚。大多数现代项目管理软件(例如8Manage PM：http://www.8manage.cn/pm/simplepm.html)都提供问题日志功能。

问题日志能帮您实现以下内容：

● 拥有安全可靠的方法，供团队成员提出问题。

● 跟踪每个问题，并将问题分配给特定人员。

● 更轻松地分析问题，并确定问题的优先级。

● 记录问题解决方案，以备将来参考和项目学习。

● 监控项目总体的运行状况和状态。

问题日志内容

可以在问题日志中创建不同的问题类型，以更好地跟踪问题，并分配合适的人员来解决问题。一旦发现问题，问题的记录可帮助项目团队了解如何应对问题。问题日志内容应该包括以下信息：

● 技术类——与项目中的技术问题有关。

● 业务流程——与项目的设计有关。

● 变更管理——与业务变更、客户变更或环境变更有关。

● 资源——与设备、材料或人员问题有关。

● 第三方——与销售商、供应商或其他外部团体的问题有关。

● 提出人——记录谁发现了问题。

● 时间——记录问题被发现的时间。

● 描述——提供问题相关详情以及潜在影响。如果问题得不到解决，确定项目哪些部分将会受到影响。

● 优先级——为问题分配优先级。按照问题的重要程度及对项目的影响程度分为高、中、低优先级。

● 分配人/所有者——确定谁负责解决问题。此人可能会，也可能不会实际执行解决方案。但是，他或她负责跟踪问题，并确保根据优先级处理问题。

● 目标解决日期——确定解决问题的截止日期。

● 状态——使用清晰的标签跟踪解决方案的进度，比如：公开、调查、实施、升级和已解决，这些标签能标识问题的总体状态。

问题解决

问题管理的主要挑战之一是，迅速解决问题，然后继续推进工作，尽可能降低对项目的影响。问题出现时，问题管理框架提供决策制定的结构。记住，在设定问题管理框架时，要考虑团队的需求。同时，可通过8Manage PM项目管理软件中多种有效的机制管理项目层及活动层的问题，跟踪问题和系统性地解决问题：

● 把问题链接到相关的风险，变更需求和行动

● 提供问题地图以帮助项目人员层层深入了解问题的来龙去脉

● 提供问题上报机制，所有上报的问题都会红色高亮，负责人必须及时确认并处理

● 下一层活动提出的问题会自动汇总到上一层活动和项目层

解决方案实施后审查要涵盖所有问题非常重要。越了解问题，才能为下一个项目做越充分的准备。某些问题可能再次发生，通过记录从先前项目中学到的内容，后续的项目团队就能更轻松地识别和解决问题。其他问题可能是风险模式的一部分，可以通过早期风险评估来主动识别和管理这些问题。

结语

在项目开展过程中，问题管理框架提供识别和记录问题的一种可靠方式;问题日志捕捉每个问题的详细信息，项目团队可快速查看问题状态，以及负责解决此问题的人员。添加问题管理框架，你将拥有快速有效解决问题的全面计划。这种管理问题的方法提供许多宝贵见解，可用于完善和改进未来的项目成果。利用高效的8Manage PM项目管理软件，你将可以通过不同模块、不同功能的实施和管理，深入了解项目的每一步实施状况，有效管理项目问题，从而提升企业项目管控的能力。